Siirry suoraan sisältöön

Henkilötietojen käsittely vapaaehtoistoiminnassa

Sopimukseen perustuva henkilötietojen käsittely

Suomen Syöpäyhdistys ryalueellinen syöpäyhdistys tai valtakunnallinen potilasjärjestö kerää, käsittelee ja käyttää sinusta henkilötietoja, joiden avulla olet tunnistettavissa. Antamasi henkilötiedot tallentuvat WordPress-järjestelmän tietokantaan. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on pystyä tarjoamaan sinulle vapaaehtoistoiminnan tehtäviä. Jos sinulle voidaan osoittaa vapaaehtoistoiminnan tehtäviä, henkilötietojasi käsitellään myös vapaaehtoistoiminnan koordinoimista ja tilastointisekä mahdollisesti pyytämäsi tukihenkilötyötäsi koskevan todistuksen kirjoittamista varten. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen vapaaehtoisuudesta. 

Henkilötiedot

Sinulta pyydetään seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Voit myös kertoa millaisesta vapaaehtoistyöstä olet kiinnostunut.

Suomen Syöpäyhdistyksellä on kehittäjävapaaehtoisia, joilta kerätään etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero haastattelun yhteydessä.

Henkilötietojen käsittely WordPress-järjestelmässä

Syöpäjärjestöjen lomakkeella jättämäsi tiedot tallentuvat WordPress-järjestelmän kautta Amazonin eu-west-1-palvelinkeskuksen tietokantaan, josta tehtäviensä puolesta oikeutetut Suomen Syöpäyhdistyksen työntekijät poimivat viestin. He lähettävät viestin suojatulla sähköpostilla Suomen Syöpäyhdistyksen työntekijöille, jotka välittävät tiedot alueelliseen syöpäyhdistykseen tai valtakunnalliseen potilasjärjestöönTämän jälkeen he poistavat WordPress-järjestelmän kautta näkyvän viestin.

Tietokanta varmuuskopioidaan Amazonin eu-west-1-palvelinkeskuksessa Irlannissa päivittäin (klo 3:03 UTC eli aamulla klo 5:03 Suomen aikaa tai klo 6:03 kesäaikana), ja varmuuskopioita säilytetään vuoden ajan. Viesti välttyy varmuuskopioinnilta, jos se ehditään poistaa tietokannasta ennen seuraavaa varmuuskopiointia. Henkilötietoja ei käsitellä EU:n alueen ulkopuolella.

Frantic Oy käsittelee WordPress-järjestelmään syötettyjä henkilötietoja tarjotakseen Suomen Syöpäyhdistykselle verkkopalveluja. Alueellisilla syöpäyhdistyksillä ja valtakunnallisilla potilasjärjestöillä on myös omia WordPress-lomakkeita vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneiden tietojen keräämiseen. 

Henkilötietojen käsittelyn käytänteitä

Suomen Syöpäyhdistys ry ei tallenna antamiasi henkilötietoja vaan välittää ne suojatulla sähköpostilla tai puhelimitse alueellisen syöpäyhdistyksen tai valtakunnallisen potilasjärjestön vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilölle tai neuvoo sinua kiinnostuksesi mukaisen yhdistyksen tai potilasjärjestön piiriin. Tämän jälkeen Suomen Syöpäyhdistys ry poistaa henkilötietosi. 

Suomen Syöpäyhdistys ry:ssä, alueellisessa syöpäyhdistyksessä tai valtakunnallisessa potilasjärjestössä antamiasi tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. 

Antamiasi tietoja ei täydennetä muista lähteistä.

Henkilötietojesi käsittelyn yhteydessä ei harjoiteta automaattista päätöksentekoa eikä profilointia. Evästeitä ei liitetä henkilötietoihin.

Vapaaehtoisrekisteri

Jos päätät tulla mukaan toimintaan, tietosi kirjataan sen alueellisen syöpäyhdistyksen tai valtakunnallisen potilasjärjestön vapaaehtoisrekisteriin, jonka vapaaehtoiseksi ryhdyt. Tietoja käytetään vapaaehtoistoiminnan koordinoimista varten ja säilytetään vapaaehtoisrekisterissä vapaaehtoisuutesi päättymisvuotta seuraavan kalenterivuoden loppuun asti. Jos et ryhdy vapaaehtoiseksi, alueellinen syöpäyhdistys tai valtakunnallinen potilasjärjestö poistaa henkilötietosi. 

Henkilötietojen käsittely asiakashallintajärjestelmässä

Suomen Syöpäyhdistyksen sekä useimpien alueellisten syöpäyhdistysten ja valtakunnallisten potilasjärjestöjen vapaaehtoisrekisterit ovat Suomen Syöpäyhdistys ry:n ylläpitämässä asiakashallintajärjestelmässä, joka toimii vikasietoisessa ja palautettavissa olevassa Microsoft Dynamics 365 -pilvipalvelun käyttösovelluksessa. Joidenkin alueellisten syöpäyhdistysten ja valtakunnallisten potilasjärjestöjen WordPress-lomakkeella annetut tiedot ohjataan MicrosofAzure -pilvipalvelun kautta järjestelmään. Tiedot eivät tallennu Microsoft Azure -pilvipalveluun.

Suomen Syöpäyhdistyksestä vain kahdella työntekijällä on pääsy kaikkiin vapaaehtoisrekistereihin järjestelmän ylläpito- ja tukitehtävissä. Muutoin kukin yhdistys käsittelee järjestelmässä vain oman vapaaehtoisrekisterinsä henkilötietoja.

Vapaaehtoissopimuksen allekirjoituksella vapaaehtoinen antaa suostumuksensa henkilötietojensa viemiseen järjestelmässä olevaan rekisteriin.

Tallennetut tiedot ovat Microsoftin datakeskuksessa EU:n alueella, eikä niitä siirretä EU:n alueen ulkopuolelle. Järjestelmään pääsee vain monivaiheisella todentamisella.

Henkilötietojen käsittelijällä, suomalaisella eCraft Etima Oy:llä on pääsy järjestelmän vapaaehtoisrekistereihin. Se käsittelee tietoja käyttöönotto-, kehitys-, tuki-, ylläpito-, analytiikka-, koulutus- ja konsultointipalvelusten tarjoamiseksi ja toteuttamiseksi Suomen Syöpäyhdistys ry:lle. 

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus 

  • päästä henkilötietoihin 
  • tietojen oikaisemiseen 
  • tietojen poistamiseen
  • henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

 Voit käyttää oikeuksiasi ensisijaisesti kirjallisena, sähköpostitse tai postitse, tarkista käytäntö kunkin yhdistyksen verkkosivulta. Kyseinen alueellinen syöpäyhdistys, valtakunnallinen potilasjärjestö tai Suomen Syöpäyhdistys ry toimittaa vastaukset antamaasi sähköpostiosoitteeseen tai osoitteeseen. Sinulla on myös oikeus kannella tietosuoja-asetuksen rikkomuksesta valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, Helsinki, puhelinvaihde: 029 566 6700, sähköposti: tietosuoja(at)om.fi.  

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Suomen Syöpäyhdistys ry tai alueellinen syöpäyhdistys

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Jaana Ruuthetunimi.sukunimi(at)cancer.fi, 050 493 1701Suomen Syöpäyhdistys ry, Unioninkatu 22, 00130 Helsinki tai yhteyshenkilö alueellisessa syöpäyhdistyksessä tai valtakunnallisessa potilasjärjestössä 

Tietosuojavastaava: Tapio Luostarinen, tietosuojavastaava(at)cancer.fi, 050464 7028, Unioninkatu 22, 00130 Helsinki. 

Päiväys 20.5.2021