Henkilötietojen käsittely vapaaehtoistoiminnassa Sopimukseen perustuva henkilötietojen käsittely Suomen Syöpäyhdistys ry, alueellinen syöpäyhdistys tai valtakunnallinen potilasjärjestö kerää, käsittelee ja käyttää sinusta henkilötietoja, joiden avulla olet tunnistettavissa. Antamasi henkilötiedot tallentuvat WordPress-järjestelmän tietokantaan. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on pystyä tarjoamaan sinulle vapaaehtoistoiminnan tehtäviä. Jos sinulle voidaan osoittaa vapaaehtoistoiminnan tehtäviä, henkilötietojasi käsitellään myös vapaaehtoistoiminnan koordinoimista ja tilastointia sekä mahdollisesti pyytämäsi tukihenkilötyötäsi koskevan todistuksen kirjoittamista varten. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen vapaaehtoisuudesta. Henkilötiedot Sinulta pyydetään seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Voit myös kertoa millaisesta vapaaehtoistyöstä olet kiinnostunut. Suomen Syöpäyhdistyksellä on kehittäjävapaaehtoisia, joilta kerätään etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero haastattelun yhteydessä. Henkilötietojen käsittely WordPress-järjestelmässä Syöpäjärjestöjen lomakkeella jättämäsi tiedot tallentuvat WordPress-järjestelmän kautta Amazonin eu-west-1-palvelinkeskuksen tietokantaan, josta tehtäviensä puolesta oikeutetut Suomen Syöpäyhdistyksen työntekijät poimivat viestin. He lähettävät viestin suojatulla sähköpostilla Suomen Syöpäyhdistyksen työntekijöille, jotka välittävät tiedot alueelliseen syöpäyhdistykseen tai valtakunnalliseen potilasjärjestöön. Tämän jälkeen he poistavat WordPress-järjestelmän kautta näkyvän viestin. Tietokanta varmuuskopioidaan Amazonin eu-west-1-palvelinkeskuksessa Irlannissa päivittäin (klo 3:03 UTC eli aamulla klo 5:03 Suomen aikaa tai klo 6:03 kesäaikana), ja varmuuskopioita säilytetään vuoden ajan. Viesti välttyy varmuuskopioinnilta, jos se ehditään poistaa tietokannasta ennen seuraavaa varmuuskopiointia. Henkilötietoja ei käsitellä EU:n alueen ulkopuolella. Frantic Oy käsittelee WordPress-järjestelmään syötettyjä henkilötietoja tarjotakseen Suomen Syöpäyhdistykselle verkkopalveluja. Alueellisilla syöpäyhdistyksillä ja valtakunnallisilla potilasjärjestöillä on myös omia WordPress-lomakkeita vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneiden tietojen keräämiseen. Henkilötietojen käsittelyn käytänteitä Suomen Syöpäyhdistys ry ei tallenna antamiasi henkilötietoja vaan välittää ne suojatulla sähköpostilla tai puhelimitse alueellisen syöpäyhdistyksen tai valtakunnallisen potilasjärjestön vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilölle tai neuvoo sinua kiinnostuksesi mukaisen yhdistyksen tai potilasjärjestön piiriin. Tämän jälkeen Suomen Syöpäyhdistys ry poistaa henkilötietosi. Suomen Syöpäyhdistys ry:ssä, alueellisessa syöpäyhdistyksessä tai valtakunnallisessa potilasjärjestössä antamiasi tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Antamiasi tietoja ei täydennetä muista lähteistä. Henkilötietojesi käsittelyn yhteydessä ei harjoiteta automaattista päätöksentekoa eikä profilointia. Evästeitä ei liitetä henkilötietoihin. Vapaaehtoisrekisteri Jos päätät tulla mukaan toimintaan, tietosi kirjataan sen alueellisen syöpäyhdistyksen tai valtakunnallisen potilasjärjestön vapaaehtoisrekisteriin, jonka vapaaehtoiseksi ryhdyt. Tietoja käytetään vapaaehtoistoiminnan koordinoimista varten ja säilytetään vapaaehtoisrekisterissä vapaaehtoisuutesi päättymisvuotta seuraavan kalenterivuoden loppuun asti. Jos et ryhdy vapaaehtoiseksi, alueellinen syöpäyhdistys tai valtakunnallinen potilasjärjestö poistaa henkilötietosi. Henkilötietojen käsittely asiakashallintajärjestelmässä Suomen Syöpäyhdistyksen sekä useimpien alueellisten syöpäyhdistysten ja valtakunnallisten potilasjärjestöjen vapaaehtoisrekisterit ovat Suomen Syöpäyhdistys ry:n ylläpitämässä asiakashallintajärjestelmässä, joka toimii vikasietoisessa ja palautettavissa olevassa Microsoft Dynamics 365 -pilvipalvelun käyttösovelluksessa. Joidenkin alueellisten syöpäyhdistysten ja valtakunnallisten potilasjärjestöjen WordPress-lomakkeella annetut tiedot ohjataan Microsoft Azure -pilvipalvelun kautta järjestelmään. Tiedot eivät tallennu Microsoft Azure -pilvipalveluun. Suomen Syöpäyhdistyksestä vain kahdella työntekijällä on pääsy kaikkiin vapaaehtoisrekistereihin järjestelmän ylläpito- ja tukitehtävissä. Muutoin kukin yhdistys käsittelee järjestelmässä vain oman vapaaehtoisrekisterinsä henkilötietoja. Vapaaehtoissopimuksen allekirjoituksella vapaaehtoinen antaa suostumuksensa henkilötietojensa viemiseen järjestelmässä olevaan rekisteriin. Tallennetut tiedot ovat Microsoftin datakeskuksessa EU:n alueella, eikä niitä siirretä EU:n alueen ulkopuolelle. Järjestelmään pääsee vain monivaiheisella todentamisella. Henkilötietojen käsittelijällä, suomalaisella eCraft Etima Oy:llä on pääsy järjestelmän vapaaehtoisrekistereihin. Se käsittelee tietoja käyttöönotto-, kehitys-, tuki-, ylläpito-, analytiikka-, koulutus- ja konsultointipalvelusten tarjoamiseksi ja toteuttamiseksi Suomen Syöpäyhdistys ry:lle. Rekisteröidyn oikeudet Sinulla on oikeus: päästä henkilötietoihin tietojen oikaisemiseen tietojen poistamiseen henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Voit käyttää oikeuksiasi ensisijaisesti kirjallisena, sähköpostitse tai postitse, tarkista käytäntö kunkin yhdistyksen verkkosivulta. Kyseinen alueellinen syöpäyhdistys, valtakunnallinen potilasjärjestö tai Suomen Syöpäyhdistys ry toimittaa vastaukset antamaasi sähköpostiosoitteeseen tai osoitteeseen. Sinulla on myös oikeus kannella tietosuoja-asetuksen rikkomuksesta valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, Helsinki, puhelinvaihde: 029 566 6700, sähköposti: tietosuoja(at)om.fi. Yhteystiedot Rekisterinpitäjä: Suomen Syöpäyhdistys ry tai alueellinen syöpäyhdistys Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Jaana Ruuth, etunimi.sukunimi(at)cancer.fi, 050 493 1701, Suomen Syöpäyhdistys ry, Unioninkatu 22, 00130 Helsinki tai yhteyshenkilö alueellisessa syöpäyhdistyksessä tai valtakunnallisessa potilasjärjestössä Tietosuojavastaava: Tapio Luostarinen, tietosuojavastaava(at)cancer.fi, 050 464 7028, Unioninkatu 22, 00130 Helsinki. Päiväys 20.5.2021