Tietosuojasta apurahan hakijalle

Syöpäsäätiö sr kerää, käsittelee ja käyttää sinusta henkilötietoja, joiden avulla olet tunnistettavissa. Henkilötietosi tallennetaan Syöpäsäätiö sr:n apurahahakemusten tietokantaan.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Syöpäsäätiö sr:n apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittely, myönnetyistä apurahoista tiedottaminen, käytön valvonta, yhteydenpito kanssasi, apurahan maksaminen sekä uutiskirjeiden lähettäminen. Henkilötietojen käsittely perustuu Syöpäsäätiö sr:n oikeutettuun etuun (tietosuoja-asetus (2016/679 TSA) 6 artikla 1 kohta f alakohta). Syöpäsäätiö perustelee pyynnöstäsi, miksi henkilötietojen käsittely on tähän tarkoitukseen Syöpäsäätiön oikeutetun edun mukaista. Apurahan maksamiseen liittyvän kirjanpidon oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (TSA 6 artikla 1 kohta c alakohta, kirjanpitolaki (1336/1997)). Uutiskirjeiden lähettäminen perustuu antamaasi suostumukseen (TSA 6 artikla 1 kohta a alakohta).

Sinulta pyydetään seuraavat henkilötiedot pakollisena: nimi, oppiarvo, toimi/virka, sukupuoli, syntymävuosi, osoitteet, puhelin, sähköposti, mahdollisen tutkimusryhmän jäsenten nimet, oppiarvot ja toimet/virat. Apurahan saaneilta pyydetään henkilötunnus, pankkiyhteys ja lähipiiri-ilmoitus. Tutkimusapurahan saaneilta pyydetään myös ORCID-tunnus. Apurahan maksamisessa käsitellään apurahansaajan nimeä, pankkiyhteyttä ja maksettavaa summaa.

Syöpäsäätiö sr:ään antamiasi tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus. Hakemuksen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojasi luovutetaan hakemustasi arvioivien asiantuntijoiden käyttöön. Henkilötietojasi säilytetään apurahahakemusten tietokannassa maksimissaan 10 vuotta. Kirjanpidon tositteita säilytetään tilikauden lopusta alkaen 6 vuotta. Kirjanpito säilytetään tilikauden lopusta alkaen 10 vuotta. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa. Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Hakijoiden yhteys verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella. Datalink Oy huolehtii apurahahakujärjestelmän teknisestä suunnittelusta, toteutuksesta sekä ylläpidosta.

Maksetuista apurahoista luovutetaan henkilötietoja viranomaisille lakisääteisesti. Syöpäsäätiö on velvollinen käsittelemään henkilötunnuksia ilmoittaessaan maksetuista apurahoista Verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitos Melalle, joka on myös apurahansaajien eläkelaitos. Datalink Oy siirtää myönnetyistä tutkimusapurahoista apurahansaajan tai hankkeen yhteyshenkilön nimen ja ORCID-tunnuksen muiden hanketietojen kera pysyvästi säilytettäväksi opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) Tutkimustietovarannossa.

Datalink Oy luo tutkimusapurahansaajille CAN-tunnuksen tutkimustuloksista raportoimiseen alankomaalaisen Elsevier-yrityksen (Amsterdam) britannialaisen Researchfish-alustan kautta. Syöpäsäätiö sr siirtää alustalle apurahansaajan nimikkeen, nimen ja sähköpostiosoitteen muiden hanketietojen kera. Kaikki alustan tiedot tallennetaan irlantilaiseen Amazon-pilveen, missä niitä säilytetään toistaiseksi. Researchfish-alustalle vietyjä henkilötietoja käsitellään EU/ETA-alueen ulkopuolella Isossa-Britanniassa. Euroopan komissio on antanut päätöksen henkilötietojen suojan riittävyydestä Isossa-Britanniassa. Henkilötietoja ei siirretä muihin kolmansiin maihin.

Apurahat maksetaan Suomen Syöpäyhdistys ry:n ylläpitämällä taloushallinnon ohjausjärjestelmällä. Heeros Oyj käsittelee myös maksamiseen liittyviä henkilötietoja.

Sinulla on oikeus

peruuttaa suostumus (uutiskirjeiden lähettäminen)

päästä henkilötietoihisi
henkilötietojesi oikaisemiseen
henkilötietojesi poistamiseen (ei apurahan maksaminen)
henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen
henkilötietojesi käsittelyn vastustamiseen (ei uutiskirjeiden lähettäminen eikä apurahan maksaminen)

Henkilötietojesi poistamisoikeuden ja niiden käsittelyn rajoittamis- ja vastustamisoikeuden soveltaminen voi johtaa siihen, että apurahaa ei voi myöntää tai maksaa. Voit käyttää oikeuksiasi ensisijaisesti lähettämällä sähköpostia Jarmo Wahlforsille: etunimi.sukunimi (at) cancer.fi. Syöpäsäätiö toimittaa vastaukset antamaasi osoitteeseen kirjattuna kirjeenä.

Sinulla on myös oikeus kannella tietosuoja-asetuksen rikkomuksesta valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, Helsinki, puhelinvaihde: 029 56 66700, sähköposti: tietosuoja(at)om.fi.

Henkilötietojesi käsittelyn yhteydessä ei harjoiteta automaattista päätöksentekoa eikä profilointia. Evästeitä ei liitetä henkilötietoihin.

Rekisterinpitäjä: Syöpäsäätiö sr.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Jarmo Wahlfors, etunimi.sukunimi(at)cancer.fi, 050 410 1456, Syöpäsäätiö, Unioninkatu 22, Helsinki

Tietosuojavastaava: Tapio Luostarinen, tietosuojavastaava(at)cancer.fi, 050 4647028, Unioninkatu 22, 00130 Helsinki.

 

Vastustamisoikeudesta

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka tapahtuu Syöpäsäätiön oikeutetun edun perusteella käyttötarkoituksiin apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittely, myönnetyistä apurahoista tiedottaminen, käytön valvonta, yhteydenpito kanssasi. Vastustamis-oikeus tarkoittaa pyyntöä, ettei henkilötietojasi käsiteltäisi ollenkaan tiettyyn käyttötarkoitukseen.  Vastustamisoikeuden soveltaminen voi johtaa siihen, että apurahaa ei voi myöntää tai maksaa. Voit käyttää vastustamisoikeutta ensisijaisesti lähettämällä sähköpostia Jarmo Wahlforsille: etunimi.sukunimi (at) cancer.fi. Syöpäsäätiö toimittaa vastaukset antamaasi osoitteeseen kirjattuna kirjeenä.